Contratos e certificados
Os seus modelos Word. Os documentos de cada pessoa.
Gere contratos e certificados de formação a partir dos ficheiros Word da sua entidade. Configure os campos uma vez, escolha o modelo e deixe o WebEduca preencher os dados de cada formando ou formador.
- A sua identidade visual
- Vários modelos
- Dados preenchidos automaticamente
Comece pelo documento que já utiliza.
Um contrato ou certificado tem mais do que um nome e uma data. Inclui o texto da entidade, a sua apresentação e a informação necessária para aquela formação. Prepare esse conteúdo num ficheiro Word (.docx), com o logótipo e a organização visual pretendidos.
O modelo mantém a parte comum do documento. Os campos configurados recebem os dados que variam: a pessoa, a formação e outros elementos disponíveis para o tipo de documento. Assim, a equipa deixa de repetir o preenchimento individual a partir de uma lista de participantes.
Configure uma vez. Reutilize na próxima formação.
Prepare os campos compatíveis com o modelo e carregue o ficheiro .docx no WebEduca. A geração combina esse ficheiro com a informação registada na plataforma para criar o documento de cada destinatário.
Antes de utilizar um modelo com todos os participantes, confira um documento de exemplo. Verifique nomes longos, datas, quebras de página e a apresentação final. Depois de validado, o mesmo modelo pode ser reutilizado nas formações em que se aplica.
Tenha um modelo para cada ocasião.
Pode manter vários modelos de contrato e certificado. Uma entidade pode, por exemplo, preparar apresentações diferentes para programas de formação distintos ou utilizar textos adequados a formandos e formadores.
Escolha o modelo que corresponde à formação e ao destinatário. Os modelos são reutilizáveis; a informação de cada pessoa vem dos dados da plataforma. Quando alterar o texto ou a apresentação de um modelo, volte a conferir um exemplo antes da sua utilização.
Ligue os documentos ao resto da formação.
A automatização torna-se mais útil quando os dados já estão organizados. Inscrições, fichas de participantes, sessões e avaliação fazem parte da gestão da formação no WebEduca e apoiam a preparação da documentação.
Para contratos, a plataforma também permite acompanhar documentos assinados e pendências, segundo o fluxo configurado. Para certificados, a equipa escolhe os modelos e utiliza os dados da formação na geração. Confirme sempre os registos e os destinatários antes de emitir documentos.
Perguntas frequentes.
Precisamos de editar um ficheiro para cada pessoa?
Não. Depois de configurar o modelo, o WebEduca preenche os campos com os dados da plataforma e gera os documentos dos destinatários.
Podemos utilizar qualquer ficheiro Word sem preparação?
O ficheiro .docx precisa de ser preparado com os campos compatíveis com o modelo. O texto e a apresentação são editados num editor externo; o WebEduca utiliza o modelo configurado para gerar os documentos.
Podemos ter mais do que um contrato ou certificado?
Sim. Pode guardar vários modelos e escolher o adequado ao público, à formação ou à finalidade do documento.
Traga um exemplo dos contratos e certificados da sua entidade. Mostramos como preparar os modelos e utilizá-los no seu processo de formação.
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