Como escolher software de gestão da formação.

Descreva uma ação de formação do início ao fim.

Escolha uma ação representativa da sua entidade. Anote como a divulga, quem se inscreve, que critérios aplica, como organiza as sessões e que documentos entrega no final. Identifique os momentos em que alguém volta a escrever informação que já existe noutro lugar.

Essa descrição transforma uma comparação abstrata de funcionalidades num conjunto de tarefas concretas. Uma plataforma adequada deve permitir à equipa executar esse percurso com clareza e com acesso aos dados de que precisa.

• Quem prepara a formação e quem acompanha os participantes?
• Que dados e documentos são necessários na inscrição?
• Como são registadas as presenças e a avaliação?
• Que contratos, certificados e relatórios têm de ser preparados?

Compare gestão da formação e aprendizagem online.

Uma plataforma de aprendizagem, frequentemente designada LMS, centra-se nos conteúdos e nas atividades de aprendizagem. Ao avaliar software de gestão da formação, verifique também inscrições, participantes, sessões, documentação e relatórios. As capacidades concretas variam entre produtos.

Se precisa das duas áreas, peça para ver a ligação entre elas. No WebEduca, a equipa pode organizar inscrições e sessões e disponibilizar materiais, trabalhos, fóruns e chat no contexto da formação. A demonstração deve incluir a perspetiva da administração, do formador e do formando.

Leve exemplos para a demonstração.

Prepare uma ficha de inscrição sem dados pessoais, um certificado em branco e uma descrição das regras da sua entidade. Peça para acompanhar a criação da ação, a inscrição de um participante, o registo de uma sessão e a geração de um documento.

Uma entidade pode precisar de critérios por escola; outra, de preços por categoria de sócio. O WebEduca dispõe de capacidades específicas para CFAEs e sindicatos, além da configuração para qualquer entidade formadora. Confirme quais se aplicam ao seu caso e que ajustes são necessários.

Compare o preço com a capacidade e o apoio.

Compare propostas para o mesmo volume de utilizadores, ações e armazenamento. Verifique como esses limites são contados, quanto custa acrescentar capacidade e quais são as diferenças entre pagamento mensal e anual.

Inclua o apoio nessa comparação: canais disponíveis, prioridade de atendimento e acompanhamento da equipa. Todos os planos incluem apoio por e-mail. O Profissional e o Premium incluem atendimento prioritário. Com pagamento anual, incluem também apoio na configuração inicial e até 3 horas de acompanhamento por videoconferência por ano de subscrição. Consulte as condições atuais na página de preços.

Se já utiliza outro sistema, indique os dados e formatos que pretende migrar. A possibilidade e o trabalho de migração precisam de ser avaliados para o sistema de origem.

Decida com a equipa que vai utilizar a plataforma.

Depois da demonstração, registe o que ficou confirmado, o que precisa de configuração e o que continua por esclarecer. Peça à equipa para avaliar se encontra facilmente os participantes, os materiais e os documentos de uma ação.

A melhor escolha para a entidade é a que resolve os seus processos e tem condições que compreende. Use a proposta para confirmar capacidades, apoio e migração antes de começar.