Como gerar certificados de formação com modelos Word.

Prepare o texto e a apresentação do certificado.

Comece pelo documento aprovado pela sua entidade. Organize o logótipo, o título, o texto e os espaços de assinatura no editor que utiliza para ficheiros .docx. Defina a página e as margens antes de introduzir os campos variáveis.

Separe o que é igual em todos os certificados do que muda em cada emissão. O nome do participante, a designação da formação e as datas são exemplos de informação a preencher a partir dos dados da plataforma, conforme os campos disponíveis no modelo.

Configure os campos do modelo no WebEduca.

Prepare o ficheiro com os campos compatíveis com o tipo de certificado e carregue-o na configuração do modelo Word. Dê ao modelo um nome que ajude a equipa a reconhecer a sua finalidade e confirme os destinatários.

Use os identificadores de campos disponibilizados para esse modelo. Escrever apenas uma palavra como «nome» no documento não a transforma num campo automático. A preparação do .docx é o que permite ao WebEduca substituir cada campo pelo dado correto.

Confira um certificado antes de emitir os restantes.

Gere um documento de exemplo e compare-o com o resultado esperado. Teste um nome comprido e uma designação de formação que ocupe mais de uma linha. Estes casos ajudam a encontrar problemas de espaço antes de repetir a emissão.

A geração automática utiliza os dados registados: um nome ou uma data incorretos na origem precisam de ser corrigidos. Confirme também se escolheu o modelo e o destinatário pretendidos.

• Nome, formação e datas corretos.
• Campos substituídos, sem identificadores por preencher.
• Texto legível e quebras de página adequadas.
• Logótipo, assinaturas e restantes elementos bem posicionados.

Guarde vários modelos e reutilize o adequado.

Depois de conferir o resultado, utilize o modelo nas formações a que se destina. O WebEduca preenche os dados de cada pessoa; a equipa mantém o controlo sobre a escolha do documento e a informação da formação.

Se diferentes programas precisam de textos ou apresentações distintos, mantenha modelos separados com nomes claros. Pode aplicar a mesma lógica aos contratos de formandos e formadores. Quando alterar o ficheiro, repita a conferência do documento gerado.

Um exemplo para levar à demonstração.

Imagine uma entidade que organiza workshops e cursos de maior duração. O texto dos certificados é diferente, mas a identidade visual é a mesma. Pode preparar um modelo para cada contexto e reutilizar ambos ao longo das suas ações de formação.

Para ver este processo com o seu caso, prepare um certificado em branco e indique os dados que devem variar. Na demonstração, podemos confirmar os campos necessários e mostrar a passagem do modelo ao documento preenchido.